Recepcionistas para eventos e outros elementos

Organizar um evento não é tarefa fácil, são muitas informações, orçamentos, coisas a se procurar, pessoas para ligar, enfim, tudo para que a festa ou congresso ou feira torne-se inesquecível. É inenarrável dizer o quanto o trabalho de um organizador é grande, e por isso que em eventos de médio e grande porte é necessário uma equipa para auxilia-lo na hora tanto de manejar as estruturas do evento como de recepcionar os convidados.

Tudo isso mostra que o organizador se preocupou com os mínimos detalhes, desde o tipo de salao de festas até mesmo o doce que vai ser servido, demonstrando habilidade e conhecimento nas mais diversas áreas. Dessa maneira, podemos dizer que um dos elementos mais importantes para um grande evento é o time de recepcionistas que o organizador colocará para atuar frente a marca.

A importância dos recepcionistas em eventos

Um dos times mais importantes em um evento de grande ou médio porte é o da recepcionista para eventos. Isso é de suma importância, pois é esse time de pessoas que tem um primeiro contato com o público da festa, dessa maneira, ter um bom time de recepcionistas, faz com que seu evento tenha uma primeira impressão muito boa.

Como já dizia o ditado, a primeira impressão é sempre a que fica. Por isso que é de suma importância que um time de recepcionistas estejam preparadas para atender todas as demandas que os convidados tiverem, sempre atuando de forma proativa e muito profissional.

– O que faz uma recepcionista de eventos?

Além de coordenar todas as peças do evento e contratação de manobrista para eventos, convidados, decoração, o organizador do evento é sempre um gestor de equipes. E por isso que é necessário que ele consiga lidar com uma equipa que quase sempre é composta por terceirizados ou freelancers, que nem sempre estão em uma mesma sintonia de trabalho.

Para isso é preciso sempre que o organizador atente-se para o histórico profissional daquela pessoa, para que assim ele consiga identificar quem tem mais afinidade para trabalhar com público em buffet para festa ou então para eventos com mais gala e assim por diante, mas o organizador de eventos sempre deve olhar para a recepcionista buscando um serviço qualificado em:

  • Recebimento dos participantes;
  • Tira-dúvidas sobre o evento;
  • Feitura de credenciamento;
  • Instruir participantes;
  • Conferir validade de ingressos;
  • Resolver imprevistos e mais.

Um bom profissional conseguirá atender a todos esses requisitos de forma correta e muito eficiente, fazendo com que patrocinadores, fornecedores, palestrantes e participantes tenham uma boa experiência.

Buffets para eventos 

Além das recepcionistas é de suma importância que o organizador do evento corporativo esteja ciente que o buffet é imprescindível. Isso porque é uma das partes que há o contato entre os participantes possibilitando o famoso networking.

Mas para que o buffet para festa seja definido é preciso antes de tudo saber qual o tipo de buffet será mais adequado para o evento, se será self service, se será almoço, janta, coffee brake, servido e assim por diante. Mas para isso é preciso que o organizador do evento se organize com relação a:

  • Data;
  • Local;
  • Duração;
  • Perfil;
  • Restrições alimentares dos participantes.

Também é de grande relevância entender o setor que a empresa que está oferecendo o evento é para que então o clima a ser transmitido com o evento seja o mais correto possível.

– Tipos disponíveis de buffet

Os tipos de buffet mais conhecidos no mundo dos negócios são:

– Coffee break

É aquela famosa pausa entre palestras ou apresentações, é quase sempre oferecido um pequeno lanche de modo que é composto por uma variedade de sanduíches, biscoitos e bolos, além de bebidas como café, chás ou sucos.

É muito indicado para eventos de networking.

– Coquetel

O coquetel é indicado para eventos mais requintados ou que possuem uma formalidade maior, nessa modalidade, os garçons circulam entre os participantes oferecendo salgadinhos, canapés, petiscos e bebidas.

Como nesse tipo de evento os convidados geralmente estão de pé, é mais recomendado que no menu tenha pequenas porções que são consumidas de forma prática e rápida.

– Brunch

É um buffet de origem britânica que une café da manhã com almoço, assim, é composto tanto por leite, pães e bolos como tortas, panquecas e bebidas alcoólicas.

Dessa maneira, tanto os recepcionistas como a escolha do buffet e de grande importância para que o evento, seja ele qual for seja o que tenha mais sucesso.

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