Escolher o melhor local para a realização de um evento corporativo, por muitas vezes, acaba sendo uma tarefa árdua e estressante, especialmente para os gestores da organização em questão.
Em suma, o coquetel para Empresas ou até mesmo uma festa de confraternização envolvem uma série de detalhes importantíssimos que, se não forem seguidos à risca, são capazes de acabar com o possível sucesso do evento.
Cada ponto é muito importante antes, durante e depois da produção.
Neste sentido, o local talvez seja o detalhe mais importante frente aos demais.
Afinal, como produzir um evento sem um lugar adequado?! Praticamente impossível.
Por essa razão, produzimos este conteúdo especial sobre tudo o que você precisa saber para escolher o local ideal para realizar um evento corporativo.
Continue com a leitura a partir dos próximos tópicos.
Infraestrutura em primeiro lugar
A infraestrutura do lugar é um dos pontos mais importantes na hora de escolher o espaço para o evento.
No entanto, é preciso que a equipe produtora tenha em mente todas as necessidades para o espetáculo.
Neste contexto, as seguintes questões precisam ser levadas em consideração:
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Vai necessitar de um palco?
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O local tem estrutura metálica?
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Precisará de cadeiras fixas?
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O ambiente suporta mobiliário alugado?
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Precisará de microfones?
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Dentre outras.
Com estas questões pautadas, é possível escolher o local com maior assertividade.
Isso porque o espaço precisa oferecer o melhor aos convidados, e isso inclui toda a infraestrutura do edifício.
Ainda assim, se o evento for um coffee break, por exemplo, o ambiente precisa ser amigável e confortável, uma vez que vai receber dezenas de convidados para um café.
Uma dica muito importante consiste na elaboração de uma check-list, que deve conter todos esses detalhes e mais alguns que estarão ao longo deste artigo.
Portanto, é imprescindível manter a atenção voltada aos próximos tópicos.
Identificação de convidados
Todos os eventos são formados por convidados e participantes, independente do setor de atuação, bem como objetivo do mesmo.
Com base nessa premissa, a contagem de convidados deve ser algo previamente indicado na check-list.
Entretanto, no dia do evento é praticamente impossível fazer a contagem manualmente.
Por conta disso, possuir uma empresa que realize a tarefa por meio do leitor rfid é uma excelente opção para garantir mais comodidade e autonomia frente ao procedimento.
Este tipo de controlador de acesso vale tanto para participantes do evento, como funcionários.
O objetivo da ferramenta é evitar que penetras entrem no evento, garantindo, assim, a segurança de todos.
A identificação pode ser feita por cartão de acesso ou, no caso dos equipamentos mais tecnologicamente evoluídos, diretamente com a biometria.
A escolha da melhor localização
Além de escolher o melhor local, é necessário definir a melhor localização do evento.
Isso porque o local pode ser de difícil acesso aos convidados, ou até mesmo muito distante.
Detalhes como esse pode deixar o evento completamente vazio, arruinando todo o investimento dos gestores.
Portanto, alguns pontos precisam ser analisados:
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Presença de transporte público nas redondezas;
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Estacionamento acessível;
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Aeroporto próximo;
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Recuo para a chegada de táxis e etc.
Pode acreditar! Todos esses detalhes fazem toda a diferença durante a produção do evento.
Garanta a segurança
Para garantir a segurança de todos os convidados e participantes, é imprescindível a contratação de uma equipe de atendimento especializada em proteção.
Isso inclui profissionais de segurança, porteiros, dentre outros funcionários.
O formato desse serviço deverá ser definido de acordo com o espaço, a localização, o horário e a quantidade de convidados.
Além disso, se houver qualquer problema com a estrutura do local, o recomendado é contatar uma serralheria urgentemente, uma vez que o elemento compromete a segurança de todos, caso esteja com problemas.
Analise a acústica do ambiente
Muitos eventos não contam com uma boa acústica, detalhe que compromete boa parte do que é passado, especialmente se for uma palestra.
Em um evento é preciso haver a troca de informações entre os convidados e participantes e, por isso, a acústica é fundamental.
Neste ponto, visitar o local com antecedência é uma boa alternativa, assim como a realização de testes sonoros, para definir se o local está apto a receber um grande evento.
Decoração e cenografia
Por fim, o projeto cenográfico é algo fundamental para o sucesso do evento.
Neste caso, o ambiente precisa ser analisado para saber se suporta objetos decorativos, cenografia e demais itens necessários para a caracterização do evento corporativo.
Sendo assim, a equipe produtora terá em mente tudo o que deve ou não ser feito no espaço designado.
Desse jeito, o espetáculo será muito bem desenvolvido, tanto no quesito organizacional quanto à estética.