Um evento é um momento em que uma empresa ou instituição utiliza para divulgação de projetos, ideias, produtos, com o intuito de divulgação e aumento de visibilidade e precisa de planejamento.
No entanto, para que um evento saia de forma bem organizada e fluída é preciso entender o seu público, saber a temática e claro ter um planejamento adequado para que tudo seja executado de forma eficiente.
Assim, existem diversos tipos de eventos, que vão desde projetos de stands para feiras até jornadas acadêmicas.
Podemos citar outros exemplos de eventos como:
- Workshops;
- Congressos;
- Simpósios;
- Palestras.
Como falamos para que esses eventos consigam atingir seu objetivo principal que é de estabelecer e divulgar uma marca, produto ou ideia é necessário que haja planejamento.
E no decorrer desse artigo falaremos sobre pontos necessários e importantes para o desenvolvimento de um evento, que vão desde a locação de sofas para eventos, para compor o cenário, até o planejamento da programação, local do evento e outros.
Planejamento um evento
Planejar um evento requer muito dinamismo e capacidade de lidar com diversas informações ao mesmo tempo.
Isso significa que para montar um evento é preciso ter em mente que sempre se lidará com muitos imprevistos, que vão desde o atraso de um convidado até cancelamentos de última hora.
No entanto, tudo isso é facilmente resolvido se seu planejamento for bem feito.
Abaixo falaremos de alguns pontos essenciais para que seu evento flua de maneira correta e eficiente, seja a montagem de stands de feira de comércios, seja grandes palestras.
1. Monte uma equipe
Um dos principais pontos para que um evento seja um sucesso é ter uma equipe bem definida e eficiente.
Tenha em mente o que cada pessoa desenvolverá dentro da organização do evento, assim, cada pessoa terá uma responsabilidade que vai do contato com empresas de locação para aluguel de sofá para festa, equipamentos de som, até uma pessoa responsável pelo financeiro e por fazer a logística dos convidados.
Ter uma equipe organizada e bem entrosada é essencial para o desenvolvimento do evento.
2. Tenha uma temática
Esse é um ponto extremamente relevante. É muito importante que o evento traga uma temática interessante que estimule e chame a atenção do público. A grande atração do público gerará atração dos fornecedores e assim o evento ganhar corpo e notoriedade.
Sabendo da temática é possível também investir em cenografia para eventos SP, que consiste na decoração e arranjo de todo o espaço do evento levando em consideração diversos pontos como iluminação, sonorização, sinalização e até do vestuário de quem apresentará o evento.
3. Conheça seu público e defina as datas e o local
Sabendo da temática é importante entender que público comporá o evento, seja dos convidados, seja de quem será o espectador.
Assim, é necessário entender se o público convidado será apenas de profissionais formados, se será composto por pessoas com influência na área e que não são formados, de estudantes, e entre outros.
E saber qual será a faixa etária do público espectador que pode variar. É um evento infantil? Temática adolescente? Temática corporativa? Tudo isso é essencial para que o restante do evento flua.
E um ponto disso é a data e o local. O local sempre será aquele que atende a demanda do evento, isto é, da capacidade do evento de receber as pessoas, pode ser grande, pequeno ou médio porte, o mais importante é que tenha facilidade no acesso.
Com relação a data defina de acordo com os feriados e fins de semana, sendo uma boa escolha na maioria das vezes fazer perto dos feriados.
Planejamento: Invista na cenografia
Por fim, iremos falar de forma mais clara sobre a cenografia de eventos que são feitas pelas empresas de cenografia SP. Essas empresas são importantes para que a decoração e o arranjo do seu espaço seja atraente.
As empresas de cenografia para eventos cuidam de cada detalhe do espaço como os lugares das luzes, onde o aparelho de som ficará localizado, cuida para que móveis como sofás e cadeiras estejam sempre a disposição.
Enfim, a cenografia permite que o ambiente tenha uma sensação agradável e confortável. É papel da cenografia tornar aquele ambiente e aquele evento inesquecível, por isso que os organizadores devem investir de forma ampla na cenografia de eventos.
Assim, vimos que um evento é composto por diversos elementos, e todos ajudam para que ele tenha uma execução plena e bem organizada. Por isso, ao montar um evento, lembre-se, planejar é tudo.