A preparação de um evento, seja do porte que for, é muito trabalhoso e requer muito planejamento. A estrutura do evento, a começar do básico, precisa ser pensada de maneira organizada.
Após definido qual será o tipo do evento, que pode variar entre recepções sociais, comemorações, ou ocasiões corporativas deve envolver além das questões práticas, uma boa estrutura.
O que não pode faltar na estrutura de um bom evento
São comuns notícias que relatam casos onde arquibancadas caíram e, com a queda, muitas pessoas ficaram feridas, artistas que também foram vítimas de palcos com instalações irregulares ou até mortes que aconteceram por instalações elétricas inadequadas.
Todos esses acidentes poderiam ser evitados caso a estrutura do evento contasse com a segurança necessária.
A empresa que fornecesse a estrutura do evento deve contar com profissionais que atestem a segurança da instalação para que nada aconteça ao público que participará da ocasião.
Pontos imprescindíveis como: rotas de fuga, instalação elétrica adequada e brigada contra incêndio são apenas alguns que fazem a diferença na hora da expedição do alvará necessário para a aprovação do evento.
Caso a empresa de estrutura não forneça a segurança necessária, dificilmente o evento sairá do papel.
Se preparar para imprevistos também é necessário. Um detalhe que muitos clientes não fazem ideia de que possa ser útil é o gerador de energia.
Caso falte energia elétrica, é preciso ter uma máquina dessas para que o evento possa ocorrer mesmo sob essa circunstância.
O mesmo deve ser pensado para eventos externos, que, em geral, aproveitam a luz a do dia para criar a identidade da ocasião.
Ainda que não haja previsão de chuva, seria interessante contratar uma empresa que faça aluguel de tendas para eventos, que possa mesclar ambientes ao ar livre com os utensílios ou ofereça tendas com teto transparente.
Quais os tipos mais comuns de estruturas para eventos
Em feiras, a prática mais comum é a locação de stands para empresas demonstrarem seus produtos ou serviços aos visitantes. Quanto maior o espaço do stand, maior o valor que a empresa pagará por seu aluguel.
É assim que o organizador da feira rentabiliza o investimento no evento. A empresa que desenvolve a estrutura deve acompanhar essas negociações e conhecer as intenções das empresas que estão locando os espaços a fim de conhecer o layout de cada stand.
Caso alguma empresa queira customizar o local, é o pessoal responsável pela estrutura que deve estar à frente da execução do trabalho. Intervenções feitas de maneira irregular podem colocar em risco toda a segurança do evento.
Além das tendas e stands, um dos recursos mais utilizados é a estrutura metálica espacial, que mistura conceitos modernos a praticidade.
Fáceis de instalar, elas podem se tornar o destaque no evento, pois, permitem montagens com formas geométricas, enquanto também podem esconder a fiação, caso seja preciso.
Cuidados extras com pequenos detalhes pode fazer a diferença:
- Eventos ao ar livre: Estruturas de ferro fundido, por serem pesadas, não voarão;
- Eventos em locais fechados: Além do gerador, deve haver um sistema de ar condicionado;
- Tempo para expedição de alvarás: Verificar qual tempo necessário para expedição de cada alvará;
- Laudos técnicos: São necessários laudos técnicos de segurança e responsabilidade técnica.
Fechando o negócio com uma empresa
Após a definição do tipo do evento, sua meta, qual a estimativa de público e orçamento, é hora de buscar a empresa que melhor irá atender ao projeto e também a que fará jus ao gasto proposto.
É bem comum que empresas que atuem no ramo de eventos costumem oferecer pacotes de serviços. Os chamados ‘combos’, que na prática, são compras casadas.
Entretanto, diante do Código do Consumidor, o cliente deve se ver livre para contratar apenas aquilo que irá utilizar, tendo a liberdade de contratar outras empresas para realizar determinados serviços dentro de um escopo de trabalho.
Porém, há casos em que essa venda pode ser vantajosa financeiramente. Cabe ao contratante fazer orçamentos para saber qual a média de preços do serviço prestado individualmente. Como pode ser o caso da instalação de geradores, citada anteriormente.
Vale ressaltar que, quando se contrata apenas um fornecedor, ou um número menor de fornecedores, o controle fica muito mais fácil.
Centralizar a atenção da organização pode representar ganho de tempo e menos chances de dores de cabeça, mas, há casos que fazer isso pode colocar todo o evento em risco.
Buscar a reputação das empresas nas redes sociais e em sites de reclamação costumam ser fontes confiáveis para creditar o fornecedor.