Organizar um evento é nada fácil, o promoter de festas e eventos precisa ter uma grande habilidade de lidar com imprevistos, comunicação e, claro, de gerenciamento de equipe.
Sem essas qualidades, o evento não consegue se realizar e tudo o que foi planejado por muito tempo pode ruir em um estalar de dedos.
Apesar disso, organizar um evento é uma importante ferramenta dentro da sociedade, seja para fomentar novos negócios e fortalecimento de marcas, seja para comemorar um marco na vida civil como um casamento ou um aniversário.
O fato é que, em um evento, você pode tanto comemorar, como fomentar ideias de modo que isso permita novas ligações e desenvolvimento de relacionamentos.
Mas para que isso ocorra, é preciso estar atento a vários detalhes e principalmente à organização.
É isso que definirá se seu evento será de sucesso ou não. Esse artigo abordará o papel do promoter de festa e eventos e quais são os pontos que um evento deve se preocupar para que o objetivo traçado seja alcançado.
Seja estratégico e monte um plano
Organizar um evento é como ir à guerra. Você precisa estar preparado e atento a diversos detalhes e sempre contar com alguém que guie as ações. No caso, o líder de uma organização de eventos é o promoter. Essa pessoa precisa ter como características:
- Boa comunicação;
- Habilidade de lidar com grande volume de informações;
- Lidar com imprevistos;
- Ser ágil.
Todas essas características ajudarão o planejamento do evento, que, apesar dos imprevistos, pode ser traçado, no mesmo momento, um novo plano de ação e, claro, uma nova atitude perante o acontecimento que não se esperava.
Por isso que o planejamento é importante para que tudo fique muito bem organizado e os passos a serem dados sejam claros como a locação de geradores, de local, convites, inscrições e assim por diante.
Um outro ponto bastante importante que muitas pessoas esquecem durante o planejamento é a estratégia. O que vem a ser a estratégia?
É você usar de respostas a perguntas objetivas que o nortearão durante a execução do projeto de evento.
Isso é importantíssimo para que o promoter consiga delegar funções, eleger prioridades e mais, reservar um tempo para que tudo seja acompanhado de perto, e, caso haja erro, para que tudo seja redefinido.
As perguntas que devem ser feitas são variadas, porém, há algumas que são bastante importantes como:
- Onde quero chegar com esse evento?
- Quais serão meus fornecedores ideais para o evento?
- Qual o meu diferencial?
- Quem é o meu público-alvo?
- Como posso atender todas as expectativas?
Tendo essas e outras perguntas, você consegue definir um plano estratégico para o evento. Um principal e um de reserva, por exemplo, a locação de gerador de energia.
Dicas para um evento de sucesso
O planejamento é de grande importância dentro de um evento e é por isso que ele precisa ter datas para tudo, seja para ver a locação dos espaços, e as datas de entrada dos fornecedores.
É por isso que é necessário sempre checar se os serviços contratados possuem a confiança e o respeito ao prazo.
É preciso estabelecer número de dias para diversas ocasiões como:
- Contatar e negociar com fornecedores (buffet, aluguel de gerador para eventos, etc);
- Divulgação e inscrições para o evento;
- Inspeção sobre o que já foi feito.
Tudo isso deve ter um tempo pré-determinado para que o seu evento seja um grande sucesso.
Outro ponto bastante importante é calcular e respeitar o orçamento. Um orçamento é muito importante pois te ajudará a definir o que você fará e quais são as próximas etapas.
Assim, é preciso saber o quanto será investido nesse evento e o quanto terá de verba de emergência. Sabendo disso, faça um planejamento ideal dos custos com locação de locais, de equipamentos de áudio e som, passagens para convidados, hospedagens, aluguel gerador, e outros fatores.
Para que tudo fique dentro do orçamento, é preciso negociar com os melhores fornecedores e aqueles que possuem as melhores condições. Procurar aqueles com desconto pelo pagamento à vista ou que tem parcelas boas e tentar sempre manter o evento conforme desejado é interessante.
Esses pontos são importantes para definir um evento de sucesso e que terá relevância tanto para as pessoas como para quem participa dele.