Um evento é extremamente importante para diversos tipos de empresas, e é uma das mais importantes estratégias para criar laços e aumentar a produtividade entre os colaboradores.
Há diversos tipos e modalidades de eventos, com conteúdos, abordagens e objetivos diversos. Assim, podemos listar:
- Congressos;
- Convenções;
- Feiras;
- Palestras;
- Conferências.
Um evento ajuda as empresas a cumprirem diversos objetivos como:
- Alinhamento organizacional;
- Ações de marketing;
- Atração de novos clientes.
E para fazer com que o evento funcione é preciso entender que há um grande planejamento a ser feito, que envolve diversos tipos de serviços necessários, como a de montagem de stands para feiras, equipamentos de áudio, e outros elementos.
Organizando o evento
Um dos primeiros pontos para começar a organizar o evento é definir o objetivo dele.
Com isso, é necessário o estabelecimento de um foco para chegar ao resultado esperado. Como dissemos, dessa forma, fica evidente o alinhamento de estratégias, definição de novas metas e também de comunicação de lançamentos.
Assim, é preciso também definir a cenografia de palco, as luzes que vão ser usadas. Depois disso é importante atentar-se a alguns serviços que são essenciais, como o aluguel de equipamentos de áudio, tendas e elementos gráficos.
Também é necessário pensar na segurança do evento. Para isso, muitos contam com uma recepção equipada com equipamentos de segurança como câmeras, catracas e sistemas de identificação com controle de acesso linear, tudo isso para garantir a entrada de pessoas mal-intencionadas e zelar pela integridade dos participantes.
Locação de equipamentos para o evento
Há diversos tipos de locação de equipamentos que são imprescindíveis para o desenvolvimento de um evento de sucesso. O principal tipo de equipamentos utilizados é o de áudio.
Os aparelhos de áudio são essenciais, pois permitem que a comunicação do evento seja de qualidade. Além de permitirem a reprodução de música (se houver) no evento.
Locação de áudio
A locação de áudio é de grande importância para o desenvolvimento do evento, criando uma comunicação eficiente. Existem três itens importantes na locação de áudio: microfones, mesa de som e caixa de som.
Existem três modelos de microfones existentes. Confira-os abaixo!
Microfone de bastão
O microfone de bastão é considerado o modelo mais simples, porém é o mais utilizado e pode ser encontrado em quase todos os eventos, podendo ser usado na mão ou apoiados no pedestal.
Headset/Headworn
São microfones que ficam presos à cabeça e que, dependendo do modelo, precisam de um ponto de retorno. São práticos e permitem a movimentação das mãos.
Lapela
É um microfone que fica preso na roupa do locutor e podem também permitir a movimentação das mãos.
Quanto à mesa de som, há dois tipos: a digital e a analógica, sendo a primeira mais compacta e mais prática; a segunda menos prática, mas que permite um som mais limpo. E por fim, as caixas de som são essenciais para que o áudio fique perfeito.
Comunicação visual no evento
Um dos elementos mais importantes para o evento é o uso da comunicação visual, como o banner, que garante que os dados e informações do evento sejam divulgados em diversos locais, como praças, pontos de ônibus e dentro dos murais da empresa.
Além do banner físico, é imprescindível também o banner digital nas redes sociais, pois ele garante um fluxo maior de interessados no evento. Claramente, esse recurso é indicado para eventos de grande porte, que, muitas vezes, precisam de compra de convites ou de pulseiras de acesso.
Tudo isso garante que a comunicação visual seja efetiva e atraente, fazendo com que seu evento seja altamente atrativo.
É importante lembrar que, no caso de eventos de grande porte, recomenda-se contratar os serviços de uma agência de marketing digital, para que haja a definição de estratégias adequadas e o evento atinja o público certo.
Depois das estratégias digitais, também é necessário investir em adesivos personalizados para a distribuição de brindes aos convidados.
Tendas para eventos
Já vimos todos os procedimentos adequados para a realização de qualquer tipo de evento. As tendas são ideias para eventos ao ar livre, principalmente em grandes feiras. E há alguns tipos de tendas disponíveis.
Assim, temos as tendas piramidais, as tendas galpão, as tendas chapéu de bruxa. Elas permitem que o evento esteja protegido contra intempéries do clima. Em feiras grandes, elas são imprescindíveis para garantir o bem-estar dos convidados.
Um evento, então, conta com diversos procedimentos acerca de seu planejamento, e um bom planejamento permite que o objetivo definido inicialmente seja atendido. O que faz com que a empresa seja beneficiada de inúmeras formas.
Para um evento de sucesso é preciso haver um planejamento de sucesso, adequado e que seja simples e objetivo. Lembre-se disso!