O mercado de feiras e eventos é um dos que melhor resistiu à crise econômica pela qual o Brasil passa, e da qual tem tido dificuldade para se recuperar.
O motivo por trás disso é o fato de que tais ocasiões são excelentes oportunidades para estabelecer novos contatos de negócios, e, até mesmo, conquistar clientes e investidores. Por conta disso, seus organizadores costumam ter um retorno financeiro interessante.
Entretanto, é preciso ter em mente que, para que isso aconteça, é fundamental que o evento em questão tenha uma boa estrutura.
É de praxe, por exemplo, que o contrato e o valor pago pelo expositor já incluam um stand, a ser providenciado pela organização, e que pode ser customizado da forma como o participante crer melhor.
A boa notícia é que isso não tem que custar uma fortuna: é possível economizar ao montar a estrutura de grandes eventos. Confira algumas dicas para isso a seguir:
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Reserve com antecedência
É altamente recomendado que os organizadores de feiras e eventos corporativos de grande porte comecem a trabalhar com uma grande antecedência da data planejada para a ocasião.
Além de dispor de um intervalo melhor para realizar o seu trabalho, isso garante que os fornecedores pretendidos estejam disponíveis: quanto mais perto se entra em contato com eles, maiores as chances de que eles já tenham um serviço para a data reservada. Isso é válido para itens, como:
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Aluguel de tendas;
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Buffet e empresas de coffee break;
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Locais para a realização do evento;
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Gráficas para a confecção de brindes.
No caso de alguns dos serviços tradicionalmente contratados para tais feiras, uma reserva antecipada também pode significar a possibilidade de se obter um valor mais em conta.
Afinal, além do fornecedor garantir um serviço volumoso com certa antecedência, é comum que empresas de aluguel de stand façam reajustes periódicos em seus preços, de modo a cobrir a inflação e o reajuste de custos. Assim, antecipar-se significa ainda pagar o custo atual.
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Faça pesquisa de preços
Independentemente do produto ou serviço pretendido, seu valor pode variar muito entre um estabelecimento e outro, bem como as condições de entrega.
No caso do aluguel de estrutura para eventos, por exemplo, há a possibilidade de um fornecedor incluir a mão de obra para a montagem, mas outro não.
Por conta disso, a economia na estrutura de grandes eventos envolve, necessariamente, a pesquisa de preços. É preciso entrar em contato com diversos estabelecimentos que fornecem o produto ou serviço procurado e não se informar apenas sobre os valores praticados, como, também, as condições de entrega e de pagamento.
Da mesma forma, é interessante buscar recomendações de pessoas que contrataram tais estabelecimentos anteriormente, verificando se eles realmente cumprem o prometido.
Nesse caso, a busca com antecedência também traz outro diferencial: quando o contrato é fechado com um intervalo longo antes da prestação do produto ou do serviço, há mais chances de se obter um desconto.
Assim, seja ao negociar o valor de uma cobertura em estrutura metálica ou de um coffee break, negocie sempre.
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Negocie patrocínios
Em feiras e eventos de todos os tipos, é muito comum que sejam fechadas parcerias entre as organizações e certos patrocinadores: as marcas pagam um valor para ter o direito de promover seus produtos aos frequentadores.
Em alguns casos, isso pode ajudar a reduzir despesas por meio da prestação de serviços que já seriam necessários no evento. Por conta disso, esta é uma possibilidade que deve ser analisada.
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Adquira estruturas em quantidade
Além da antecedência, há outro fator que tende a tornar prestadores de serviços e fornecedores de produtos mais flexíveis: a compra em grandes quantidades.
Como há um ganho de escala para o estabelecimento, há maiores chances de o cliente conseguir negociar um valor mais em conta.
Vale ressaltar que, por mais que isso não seja possível sempre (o palco, por exemplo, costuma ser único) grandes eventos têm mais oportunidade de fazer isso em comparação às ocasiões de pequeno porte.
No caso dos stands, por exemplo, provavelmente será preciso contar com uma quantidade considerável deles, o que, por si só, já abre uma margem para negociação.
O mesmo se repete no fornecimento de comidas, bebidas e até mesmo na contratação de pessoal especializado junto a agências fornecedoras de mão de obra.