Quando vamos organizar uma festa ou um evento, a ideia é fazer um momento único, original e inesquecível. Para que isso aconteça, é preciso fazer um planejamento adequado e incluir diversas surpresas.
Por isso, trouxemos algumas dicas do que fazer para transformar uma festa em um evento excepcional.
Contratar profissionais é o primeiro passo
Para que tudo seja realizado de maneira perfeita, o ideal é contratar profissionais para realizar a organização do evento.
Além de terem contato com diversos ramos desse mercado, eles também possuem experiência e competência o suficiente para evitar danos e problemas.
Inclusive, esses profissionais sabem quais são os melhores preços para todos os tipos de serviços necessários, desde buffet para festa infantil até aluguel de decoração para festa de casamento.
As atividades desenvolvidas por esses profissionais são:
- Planejamento e orçamento;
- Contratação de serviços terceirizados;
- Organização do dia da festa;
- Acompanhamento da festa;
- Certificação de que tudo está correto;
- Preparo para lidar com imprevistos.
Além de todos esses benefícios, contratar profissionais permite, ainda, que os donos da festa aproveitem mais o momento e fiquem tranquilos, já que tudo estará organizado e em boas mãos. Afinal de contas, o momento é de celebrar.
Fazer a lista de convidados antecipadamente
Organizar uma festa grande ou pequena não tem muita diferença. Na verdade, o que causa impacto é a quantidade de convidados. Dependendo disso, mais ou menos comidas serão necessárias; mais ou menos lugares devem ser disponibilizados; entre outras questões.
Por isso, para que tudo saia conforme o previsto, fechar a lista de pessoas que participarão do evento antecipadamente é o ideal.
Por exemplo, um buffet infantil para 100 pessoas produz uma quantidade de comida e custa um determinado valor. Já um buffet para 50 pessoas permite um valor menor e outros tipos de alimentos.
O mesmo raciocínio se aplica quando a quantidade for ainda maior. Além disso, a lista de convidados também permite compreender qual a preferência de cada um.
Hoje, há muitos vegetarianos e veganos em listas de convidados. Assim, saber essas informações antes facilita o trabalho tanto do profissional que organizará o evento quanto do próprio dono da festa.
Escolha itens criativos para o dia
Eventos como aniversários, festas de casamentos e formaturas tem uma liberdade maior quando o assunto é o aluguel de itens criativos.
Sendo assim, escolher esse tipo de elemento deixa o dia ainda mais marcante. Um dos mais famosos é a cabine fotográfica, que revela as fotos na hora.
O espelho mágico fotográfico é outro exemplo que pode ser instalado no dia da festa. Espaços gourmet, temáticos e kids também são tendências em eventos como esses. Inclusive, o próprio salao de festas já proporciona ambientes que cabem estas escolhas.
Por falar em salão de festas, para que os itens escolhidos sejam corretamente instalados, é preciso, primeiro, definir o local onde será o evento.
Além disso, a estrutura do ambiente também conta nesse momento. Caso a festa seja feita em ambiente externo, o aluguel de toldos e coberturas é muito indicado para a proteção da decoração e dos convidados.
Quando o evento for corporativo?
As dicas para eventos também englobam os corporativos. Apesar de serem organizados de maneira diferente dos eventos pessoais, como as festas de aniversário e casamento, também podem ser feitos por empresas de organização especializadas.
Para realizar esse tipo de evento, seguem algumas dicas:
- Opte pelo aluguel de barracas personalizadas;
- Saiba quantas pessoas comparecerão;
- Decore o ambiente com criatividade;
- Tenha em mente o objetivo do evento.
Com essas respostas, a organização do evento acaba sendo mais fácil e rápida. Por exemplo, caso seja um dia de palestras ou comemorações, as barracas personalizadas não serão necessárias.
Por outro lado, se o evento for para apresentar novos produtos ou reunir mais de uma empresa, essa estrutura é muito bem vinda.
Saber quantas pessoas comparecerão no evento também permite decidir questões como coffee break e quantidade de funcionários trabalhando no dia.
A decoração do local também é importante. Mas para que todos esses pontos sejam feitos de forma correta, compreender qual é o objetivo do evento é fundamental. Assim, o momento acaba sendo melhor trabalhado e inesquecível.
Independente de como seja, é importante relembrar que profissionais que trabalham com organização de eventos são as melhores opções para quem está planejando um. Assim, tranquilidade e planejamento serão privilegiados.