O controle de entrada de participantes (ou credenciamento), é um dos pontos mais importantes de um evento. Hoje, as empresas disponibilizam novos métodos, utilizando a tecnologia a seu favor na contenção de pessoas para eventos.
As catracas torniquete, são indicadas para controlar o acesso em locais de fluxo restrito. Um exemplo disso, é a utilização em empresas, mas sem monitoramento no local.
Existem vários modelos, desde os personalizados com logomarcas das empresas até os sustentáveis, de cordão para crachá que facilitam a identificação.
Conte com uma equipe especializada em eventos
Mais importante do que produzir um evento, é garantir que tudo ocorra como o planejado no dia de sua realização. Dessa maneira, o staff (equipe de apoio) oferece o suporte necessário para o sucesso da sua festa.
Todavia, para que esse time de profissionais consiga atuar conduzindo as atividades, de forma tranquila e solucionando imprevistos, é necessário que todos os componentes estejam devidamente identificados, para garantir o controle de pessoas no local de entrada e saída, com total segurança para todas as partes.
Hoje em dia, as empresas de olho nesse mercado de eventos, disponibilizam o aluguel de notebook, com uma estimativa aproximadamente e, dependendo do software, o modelo sai por R$ 35,00 a diária.
Utilize itens que promovam praticidade e segurança
São amplas as possibilidades que podem ajudar na contenção de pessoas. O mercado tem variedades tanto nos preços, como na diversidade dos produtos ofertados, tudo pensado em deixar o evento atrativo para seus clientes, proporcionar um ambiente seguro e confortável aos seus frequentadores.
Uma dica para o crachá personalizado, é utilizar as cores para identificar: participantes, staff, palestrantes, etc. Faça ou contrate empresas que façam os crachás diferentes para as diferentes categorias.
Dessa maneira, todos são melhor identificados, assim, evita-se tais transtornos e dores de cabeça, para a equipe que gerencia o evento. Isso faz toda diferença para os participantes receberem o tratamento adequado.
O primeiro passo é fazer um planejamento. Coloque no papel itens como: objetivo do evento, tema, quantidade de pessoas, opções de data e local mais adequadas para o recebimento do evento. É de fundamental importância ter um plano para executar essa atividade.
Porém, esse não é o único recurso que difere os profissionais de apoio dos frequentadores do evento. Somente os uniformes não bastam, portanto, as credenciais são itens indispensáveis na identificação do staff de eventos.
Além de possuir a foto 3×4, nome completo, dados de identificação ou até mesmo, código de barras, nelas estão todas as características sobres os profissionais e as funções correspondentes a cada membro da equipe.
O mercado disponibiliza modelo de cracha para eventos, com o objetivo de melhorar a comunicação entre sua equipe e os participantes, pois com o crachá é possível identificar o nome das pessoas e a qual setor pertencem.
Desde o básico etiquetado como o personalizado, para cada setor também há formas e tamanhos a serem feitos. Isso garante maior segurança e praticidade na identificação de cada profissional de vários setores.
Vale ressaltar que, antes de qualquer fechamento de serviços, faça uma cotação com no mínimo três fornecedores, monte planilhas com os orçamentos completo do evento.
Uma dica interessante, é a possibilidade de fechar parcerias com outras empresas com o objetivo de reduzir custos. Nunca esqueça de contar com os gastos extras que, muitas vezes, não estão previstos no evento.
Outro ponto a definir é o conteúdo, não se esqueça de montar a programação completa do evento e faça uma reunião com a equipe, para passar as informações desde imprevistos como atrasos e entre outros problemas que possam surgir.
Certifique-se que terá todo aparato e profissionais que darão suporte no controle de entrada e saída dos participantes do evento, sem causar lotação do local.
Faça check-in para listas presenciais e online, pois essa modalidade ajuda no controle de entrada. Um exemplo de como funciona, se dá pelos aeroportos que utilizam disso: o participante chega, você faz a busca em planilhas ou site do evento, o encontra e libera sua passagem.
É recomendável para alguns tipos de eventos que, seja realizado em local com boa conexão à internet, com espaço para a colocação de um ou mais computadores, especialmente para eventos, em que haja uma necessidade de credenciamento que, muitas vezes, há a entrega de material promocional e crachá personalizado.