Para organizar um grande evento, é necessário fazer um planejamento que englobe ações que vão desde o pré-evento, passando pelo dia e depois o pós-evento.
Um produtor de eventos tem a função de detalhar quais são os objetivos do evento; quais serão os custos e suas distribuições para cada fornecedor; quantidade de convidados; marcar data, horário e local; pensar na estrutura, se vai precisar do aluguel de tendas; qual é o orçamento total disponível; entre outros.
Por conta disso, o planejamento de eventos necessita de experiência e atenção para ser minuciosamente preparada. Isso porque, como visto, são muitas coisas que devem ser pensadas e controladas para que o evento ocorra da melhor maneira possível.
O pós-evento é fundamental especialmente nos eventos corporativos, pois o feedback de clientes ou colaboradores que participaram do evento podem agregar novas percepções para realizar os próximos eventos.
Caso o evento vá ser realizado em espaço descoberto, é importante checar a previsão do tempo para ver se há possibilidade de chuva e, então, se há necessidade de contratar uma empresa de estrutura metálica preço para fazer a cobertura do local.
Uma boa estrutura é essencial para receber bem os convidados, com conforto e segurança. Além disso, ela é a primeira impressão do evento como um todo.
Dessa forma, separamos um checklist para auxiliar a confirmar tudo o que envolve à estrutura do local.
Em um primeiro momento, realizar a visita técnica no local em que o evento vai ocorrer é importante para conhecer tudo o que o local disponibiliza, se há o número de banheiros suficientes para atender aos convidados, ou se há a necessidade de contratar uma empresa de aluguel de banheiro, se o local já disponibiliza buffet que inclui alimentação e bebidas, entre outros aspectos como:
- Se o espaço tem ar condicionado;
- A iluminação/som do local já é suficiente ou precisa contratar a parte;
- Se há saídas de emergência no espaço;
- Se o local oferece um espaço de produção;
- Se será necessário contratar equipe de segurança;
- Se o espaço possui rampas de acessibilidade para portadores de necessidades especiais.
Uso de gelo seco em eventos
O gelo seco é muito utilizado em grandes eventos pelo fato dele conseguir se manter gelado, em uma temperatura de oitenta graus abaixo de zero, por muito mais tempo do que o gelo tradicional. Ou seja, ele consegue manter uma maior quantidade de itens geladas por mais tempo.
Sendo assim, ele é usado para gelar bebidas por um tempo mais prolongado.
O que difere o gelo seco do gelo comum é que o comum é feito de água, enquanto o seco é feito de dióxido de carbono, o CO2. O gelo seco pode ser designado como a fase sólida do CO2, enquanto o gás carbônico é o estado gasoso do CO2.
Uma outra diferença entre os dois tipos de gelo é que o gelo comum é de fácil fabricação. Enquanto o outro, normalmente, é produzido em uma fábrica de gelo seco.
O processo que envolve sua produção começa pela captura do CO2 que é liberado durante a produção de amônia, por exemplo. Esse CO2 é conduzido para um tanque específico e é resfriado e comprimido.
Depois disso, quando o tanque é aberto em um ambiente com pressão normal, o CO2 que sai se expande, se tornando metade gás e outra metade sólido.
Essa metade sólida é prensada em formato de blocos, cubos ou cilindros e se torna, então, o gelo seco pronto para a venda.
No entanto, o gelo seco também apresenta outra utilidade para os eventos: as fumaças dispersadas em shows e baladas.
Como funcionam os banheiros químicos
Dependendo do local onde vai ser realizado um evento de grande porte, é necessário contratar uma empresa de aluguel de banheiro quimico.
A conta para saber quantos banheiros químicos serão necessários é feita da seguinte forma: dois banheiros químicos conseguem atender um público de quinhentas pessoas em uma hora de evento.
Contudo, em casos em que bebidas alcoólicas são servidas, ou se o público for composto em sua maior parte por mulheres, é necessário aumentar essa quantidade.
Os banheiros químicos são muito usados em eventos, porque eles não dependem da instalação de rede de água e esgoto, ou seja, conseguem ser instalados em qualquer local.
Além do mais, uma outra vantagem para essas ocasiões é que a limpeza e manutenção das cabines é bem simples.
Depois de serem utilizados, caminhões com equipamentos de sucção mecânica sugam todas as substâncias acumuladas no banheiro e descarta todos os dejetos em estações de tratamento de esgoto.