Como manter a entrada de eventos mais organizado?

A organização de eventos corporativos é uma tarefa extremamente complexa. Afinal, quem se responsabiliza por ela tem que pensar em tudo: desde a locação de drones para fazer as filmagens aéreas da ocasião até em fechar contratos com patrocinadores, aumentando a receita trazida pelo acontecimento.

Do mesmo modo, quem se propõe a investir nesse mercado deve ter em mente que quem frequenta tais ocasiões tende a ser muito exigente com toda a experiência.

Por conta disso, os organizadores devem se certificar de que ela será impecável, literalmente do início ao fim.

Isso, por sua vez, faz com que os responsáveis pela organização tenham que encontrar maneiras de colocar ordem em um dos momentos mais delicados de todo e qualquer evento corporativo: a entrada e o credenciamento.

Isso pois, devido à grande quantidade de frequentadores, é comum que o processo seja demorado, o que, por sua vez, leva a filas, desgastando os visitantes.

Quer aprender mais a respeito disso? Então continue lendo e confira algumas dicas para deixar a entrada e o credenciamento de seu evento mais organizados:

  1. Forneça uma estrutura mínima para quem espera

É praticamente impossível que os processos de credenciamento e autorização de entrada em um evento aconteçam no mesmo momento que o frequentador chegar.

Por conta disso, sempre haverá uma pequena fila, e a organização deve fazer tudo o que estiver a seu alcance para que ela ande rápido.

Do mesmo modo, é interessante minimizar o impacto da espera por meio da construção de uma estrutura mínima para abrigar os frequentadores. Ela pode incluir itens como:

  • Toldo de enrolar;

  • Cordas que direcionem as filas;

  • Ventilação;

  • Fornecimento de água.

Desta forma, todos ficarão mais confortáveis, evitando o desgaste e permitindo que os frequentadores aproveitem melhor a ocasião.

Vale ressaltar que, no caso de alguns espaços para eventos, o próprio local já fornece uma estrutura mínima para organizar as filas e o processo de credenciamento.

Normalmente, ela inclui itens como um toldo policarbonato, que protege os visitantes em caso de sol intenso ou chuva forte.

  1. Forneça senhas

Por mais que o uso das filas para organizar o credenciamento e entrada em eventos seja o modo mais tradicional de manter esse momento crítico em ordem, há outras técnicas que podem ser usadas para evitar desgastes e, até mesmo tumultos.

É possível, por exemplo, fornecer uma senha para cada pessoa que chegar, garantindo que o atendimento acontecerá em ordem de chegada.

Se você optar por implantar esse sistema em seu evento, é fundamental sinalizar bem o local de espera, de modo a evitar que alguém perca a vez por não ter visto que seu número foi chamado. Isso, felizmente, é algo muito simples de se fazer:

Basta usar equipamentos como um painel de senha digital, de preferência acompanhado por um alerta sonoro.

Como ambos os elementos atraem a atenção de todos os presentes naquele espaço toda vez que um novo número é chamado, as chances de que alguém perca a vez caem drasticamente.

  1. Se optar por filas, mantenha-as em ordem

Pese à eficiência do sistema de senhas, nada impede que você opte por organizar a entrada em filas, e, ainda assim, que o processo seja mantido em ordem em todos os momentos. Basta usar alguns recursos para evitar tumultos e reduzir o tempo de espera de todos.

Uma ótima maneira de evitar problemas é manter um letreiro luminoso à vista de todos. Nele, é possível que a organização transmita informações importantes, como os documentos que têm que ser apresentados para o credenciamento.

Para onde se dirigir uma vez que cada pessoa efetivamente entre no evento, onde estão os profissionais responsáveis por tirar dúvidas, etc. Assim, todo o processo corre de uma maneira muito mais eficiente.

  1. Tenha funcionários de prontidão

Por último, mas não menos importante, é preciso considerar que, independentemente do sistema de controle escolhido, a presença de funcionários de prontidão para auxiliar os frequentadores do evento.

Além de tirar dúvidas, eles podem organizar a fila e chamar a atenção das pessoas para novas senhas que venham a ser chamadas, de modo que ninguém perca a sua vez.

Vale ressaltar que a contratação dessas pessoas deve ser feita de forma cautelosa, dando preferência àquelas que já têm experiência na área de eventos. Deste modo, elas atuarão de forma mais eficiente, fazendo com que o evento transcorra sem maiores incidentes.

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